康进(中国)有限公司
资质证明
格式规范统一记录 适用范围与使用说明
本文档说明格式规范统一记录的适用范围、核对口径与使用方式。该记录将客户分散的PDF、Word、扫描件等资料统一为PDF/A格式，并建立标准命名规则，客户反馈查找效率提升40%。适用于需要资料格式标准化、检索优化的渠道客户、机构采购及企业合作方，帮助您在合作前确认资料处理标准与验收依据。
- 资料类型
- 格式规范性证明
- 资料表
- 2 组
- 说明主题
- 4 个
资料核对与适用范围
本表列出格式规范统一记录涉及的资料类型、用途、核对要点及适用范围，帮助客户快速确认自己的资料是否在服务范围内。
| 资料 | 用途 | 核对点 | 适用范围 |
|---|---|---|---|
| 原始PDF文件 | 转换为PDF/A格式长期保存 | 内容完整性、文字可复制、元数据保留 | 所有需要标准化处理的PDF资料 |
| Word/Excel文档 | 转换为PDF/A格式并保留表格结构 | 格式转换后表格是否错位、字体是否替换 | 健康品类资料、医药流通记录、质量管理文档 |
| 扫描件/图片 | OCR识别后转换为可搜索PDF/A | 分辨率≥300dpi、文字识别准确率≥95% | 供应商资质、合同、质检报告等扫描件 |
| 命名规则 | 统一命名便于检索 | 命名是否包含关键信息、是否与索引一致 | 所有纳入格式规范的文件 |
资料使用与后续动作
本表说明在不同场景下如何使用格式规范统一记录，以及后续需要采取的动作，帮助客户高效利用资料并维护其时效性。
| 场景 | 使用方式 | 注意事项 | 后续动作 |
|---|---|---|---|
| 向渠道商提供资质文件 | 直接发送格式规范后的PDF/A文件及索引表 | 确认文件版本为最新，索引表与实际文件一致 | 定期更新文件，保持索引表同步 |
| 内部资料归档 | 按命名规则存入共享文件夹或文档管理系统 | 设置访问权限，敏感资料加密存储 | 定期检查文件完整性，备份至异地 |
| 监管机构提交 | 提供PDF/A格式文件及格式规范记录作为附件 | 确认文件符合监管要求的格式与命名规范 | 保留提交回执，记录提交日期与版本 |
| 资料更新后重新处理 | 提交新版原始资料，重新执行格式规范流程 | 更新索引表并替换旧文件，保留历史版本 | 通知相关方文件已更新，提供新版索引 |
资料类型
格式规范统一记录主要处理客户提供的各类原始资料，包括PDF文件、Word文档、Excel表格、扫描件、图片及电子合同等。这些资料在格式、命名、版本上往往存在差异，影响后续检索与使用效率。
我们的处理范围覆盖健康品类资料、医药流通信息、质量管理文件以及客户业务相关的其他文档。每份资料经过格式转换、命名标准化和元数据标记，最终输出为符合PDF/A长期保存标准的统一格式文件。
例如，客户提供的多份供应商资质扫描件，原始格式为JPG和PDF混合，命名规则不统一。经过格式规范处理后，所有文件转换为PDF/A格式，并按“供应商名称_资质类型_有效期”规则命名，客户可直接通过文件名称定位所需资料。
核对口径
格式规范性核对以行业标准和企业内部规范为依据，重点检查文件格式是否统一、命名是否规范、版本是否最新。我们参照PDF/A长期保存标准，确保转换后的文件在10年以上时间跨度内可读、可检索。
核对过程包括三个步骤：首先确认原始资料格式是否在支持转换范围内；其次检查转换后文件是否保留原始内容完整性，包括文字、图片、表格及元数据；最后验证命名规则是否符合客户约定的分类体系。
例如，对于一份供应商质量保证协议，我们核对原始扫描件的分辨率是否满足OCR识别要求，转换后文本是否可复制、可搜索，命名是否包含供应商名称、协议类型和签署日期。如发现分辨率不足，会要求客户提供更高清版本。
适用范围
格式规范统一记录适用于需要资料长期保存、跨部门共享或向监管机构提交的场景。特别适合渠道客户、机构采购和企业合作方，这些客户通常需要管理大量供应商资质、产品注册文件、质量体系文档等。
具体适用范围包括：健康品类产品注册资料、医药流通环节的购销记录、质量管理体系的程序文件与作业指导书、客户合同与协议、以及企业内部培训材料与标准操作流程。
不适用于需要保留原始签章法律效力的纸质文件原件，以及包含动态内容或交互式功能的电子文档。对于此类资料，我们建议保留原始版本的同时，额外提供一份格式规范副本用于日常检索。
阅读提醒
本记录是格式规范统一工作的证明文件，不替代原始资料的法律效力。客户在合作前应确认所需资料的原始版本是否完整，并了解格式转换对特定使用场景的影响。
使用本记录时，请注意核对记录中的文件清单是否与您交付的原始资料一致。如发现遗漏或差异，请及时联系我们的资料服务团队进行补充或调整。我们建议客户在每次资料更新后重新提交，以确保格式规范记录保持最新。
格式规范统一记录本身也遵循我们内部的质量保障体系，包括完整性、准确性、时效性等检查。客户可在沟通时要求提供记录的核对依据和转换日志，以便进一步确认资料处理质量。
相关问题
格式规范统一记录是否具有法律效力？
格式规范统一记录是资料格式标准化的工作证明，不替代原始资料的法律效力。原始文件的法律效力取决于其签署方式和保存状态。我们建议客户在需要法律效力的场合使用原始文件，同时将格式规范副本用于日常检索和共享。
我的资料是否需要先整理再提交？
不需要。您可以直接提交原始资料，无论格式是否统一、命名是否规范，我们都会按照标准流程进行处理。但为了加快处理速度，建议您提前按照资料类型或业务模块进行分类，并标注文件的基本信息，如供应商名称、文件类型、日期等。
格式规范处理后，文件大小会增加吗？
PDF/A格式通常会对文件进行优化压缩，文件大小一般会小于原始扫描件，但大于未压缩的Word或Excel文件。具体大小取决于原始文件的分辨率和内容复杂度。我们会在转换后提供文件大小对比，供您确认。